Évaluations en SST et en DD : un processus en trois étapes

Pour communiquer leurs pratiques, les soumissionnaires doivent remplir les questionnaires et présenter différentes pièces justificatives sur la plateforme de notre partenaire externe Alcumus SafeContractor (anciennement Cognibox).

Après analyse de ces pièces justificatives, SafeContractor produira un rapport d’évaluation validé que le soumissionnaire devra télécharger puis joindre à sa proposition.

Découvrez les trois étapes clés de ce processus.

S’inscrire sur la plateforme SafeContractor

Remplir le(s) questionnaire(s)

Télécharger le rapport d’évaluation validé et le joindre à votre proposition

Étape 1 : S’inscrire sur la plateforme SafeContractor

Important

Vous devez passer par l’espace approvisionnement de votre entreprise pour créer un compte SafeContractor avec Hydro‑Québec comme donneur d’ordres, et ce, même si vous avez déjà un compte SafeContractor avec un autre donneur d’ordres.

Connectez-vous à l’Espace approvisionnement de votre entreprise, allez dans votre Fiche fournisseur à la rubrique Identification et repérez la section Demande d’enregistrement avec SafeContractor (voir saisie d’écran)
Cliquez sur Accéder au formulaire de SafeContractor, puis remplissez-le et soumettez-le. Le partenaire externe vous enverra un courriel dans les 24 h qui contiendra des directives vous permettant d’ouvrir un compte.
Suivez les directives reçues pour créer le profil de votre entreprise et payer les frais d’abonnement annuels.
- Ayez votre numéro d’entreprise du Québec (NEQ) en main et assurez-vous d’entrer le même profil d’entreprise (nom, adresse, etc.) que celui de votre Espace approvisionnement Hydro‑Québec.
- Le coût de l’abonnement dépend de la taille de votre entreprise et, le cas échéant, des abonnements déjà souscrits avec d’autres donneurs d’ordres (voir grille de coûts [PDF 264 ko]).
- Dès que vous aurez payé l’abonnement, vous aurez accès au questionnaire.

Étape 2 : Remplir le(s) questionnaire(s)

Sélectionnez le domaine d’évaluation pour lequel vous souhaitez obtenir une note : SST et/ou DD.
Répondez aux questions et téléversez toutes les pièces justificatives requises ; veillez à ce qu’elles soient conformes aux critères établis.
- Consultez la boîte à outils pour connaître les critères de validation des pièces justificatives.
- Les pièces justificatives doivent être rédigées en français (à moins que les dispositions de la Charte de la langue française ne vous permettent l’utilisation d’une autre langue).
Après avoir rempli le questionnaire, cliquez sur Soumettre mon dossier. SafeContractor vous enverra un courriel dans les 48 h vous indiquant le pointage obtenu et, le cas échéant, les pièces justificatives refusées.
Vous aurez un moins bon pointage si des pièces justificatives sont refusées. Cela ne vous empêchera toutefois pas d’obtenir un rapport d’évaluation validé que vous pourrez joindre à votre proposition.
Vous avez en tout temps la possibilité de téléverser de nouvelles pièces justificatives pour remplacer les pièces refusées ou pour démontrer une amélioration de vos pratiques. Cliquez de nouveau sur Soumettre mon dossier pour faire analyser ces nouvelles pièces, mais rappelez-vous que cette action générera un nouveau délai de validation, pouvant aller jusqu’à 48 h, pendant lequel vous n’aurez pas accès à votre rapport validé.

Étape 3 : Télécharger le rapport d’évaluation validé et le joindre à votre proposition

Après avoir reçu la confirmation que l’évaluation de vos documents est terminée, allez dans l’onglet Questions sur la plateforme SafeContractor et téléchargez le(s) rapport(s) d’évaluation validé(s) à partir des boutons appropriés (voir saisie d’écran).
Joignez ce(s) rapport(s) à votre proposition en le(s) téléversant aux endroits appropriés dans la plateforme d’appel au marché d’Hydro‑Québec.
- Assurez-vous que le(s) document(s) portent bien les mentions « qualifié » et « pointage validé » ainsi qu’une date de validation antérieure à celle de la clôture de l’appel au marché et une date d’expiration postérieure à cette date de clôture (voir saisie d’écran)
- Si les deux questionnaires (SST et DD) sont demandés, ils doivent être téléchargés et téléversés séparément

Conseil

Commencer le processus le plus rapidement possible lorsque vous voyez un appel au marché qui vous intéresse, compte tenu des délais d’ouverture de compte (24 h) et de validation (48 h), ainsi que du temps nécessaire pour rassembler les pièces justificatives.